Proč je správa dat důležitá?

Informace jsou v centru rozhodování. Změnou dat, na kterých osoby s rozhodovací pravomocí pracují, dosáhne organizace jiného výstupu. Proto je získání nejúplnějších a nejrelevantnějších informací klíčem k účinnosti všech akcí. Ale jak přesně můžeme odfiltrovat potřebné a kritické informace, bez kterých by přijatá opatření měla vést k neefektivnímu nasměrování? Odpověď je efektivní, prováděná v souladu s algoritmy, které optimalizují mechanismy zpracování, ukládání a výměny dat. ve správě dat je to skryté.

Co brání maximálnímu využití dat?

Uchovávání dat na všech úrovních organizační hierarchie

Existuje běžná tendence skrývat negativní informace. Vedení to dělá, aby se vyhnulo panice mezi podřízenými a základními pracovníky ze strachu ze ztráty zaměstnání. V důsledku toho může znevýhodněná strana v činnosti společnosti nebo organizace zůstat dlouhou dobu skryta.

Znečištění dat

V procesu oběhu data přibývají nespolehlivé informace a čím těžší je se jich zbavit, tím více se jim daří unikat z hlavních kanálů. Jeden ze zaměstnanců se například spletl v hlášení a uvedl špatná čísla. Pokud si toho nevšimnete včas, budou replikovány mnoha dalšími instancemi, které je vnímají jako spolehlivé.

Zpoždění výměny informací

Pokud jsou data uložena na různých místech a neexistuje o nich jediný záznam, může být obtížné je získat ve správný čas.

• V předdigitálním věku to odpovídalo situaci, kdy byla data o výkonu z každého oddělení organizace uložena v mnoha složkách, plochách a trezorech. Ne vždy bylo možné je najít ve správný čas.
• V moderním digitálním světě to znamená, že neexistuje žádný otevřený a transparentní systém distribuce informací podle toho, kde byly shromážděny. V tomto případě zaměstnanec bezpečně ví, že tyto informace jsou někde uloženy, ale nemůže přesně říci, ve které z mnoha složek.

Co zahrnuje efektivní správa dat?

Jaké by měly být mechanismy pro práci s informacemi, aby bylo možné včas odhalit chyby, odfiltrovat „smetí“ data a extrahovat objektivní data, nikoli pouze ta, která jsou ve prospěch toho, kdo je popisuje?

Správa dat je podobná zjišťování implementace všech procesů výměny informací podle kontrolního seznamu. Pilíře tohoto procesu jsou následující:

• Kontrola příjmu a přenosu dat. V prvním případě je nutné zajistit, aby informace byly přijímány v plném rozsahu od všech potřebných útvarů nebo klíčových osob. Za druhé – vytvořte přísné filtry na to, kdo má právo na přístup k přijatým informacím. To je důležité nejen kvůli otázkám ekonomické bezpečnosti, ale také kvůli hygieně institucí. Přetěžování zbytečnými informacemi nejen přispívá ke zvyšování produktivity práce, ale také ji zpomaluje.
• Systematizace dat. V rámci organizace by měla být vytvořena mapa úložiště dat, která usnadní nalezení požadovaných informací.
• Způsob uložení. Výběr způsobu uložení závisí na počtu lidí, kteří potřebují nepřetržitý přístup k těmto informacím. Pokud se jedná pouze o jednu osobu, může být uložena v trezoru nebo na pevném disku. Pokud však určité informace neustále potřebuje široký okruh zaměstnanců, měly by být umístěny v cloudovém úložišti, aby se minimalizoval čas strávený přístupem k těmto informacím.

Čím jasnější jsou algoritmy pro získávání, výměnu a ukládání dat v organizaci, tím menší je problém se ztrátou nebo únikem základních informací. Obojí brání efektivnímu fungování společnosti. Zvládnutím úkolu efektivní správy dat se společnost výrazně usadí v objektivní realitě, která není zkreslená nadměrnými či nedostatečnými znalostmi.